La People & Culture Supervisor di Caffeina, agenzia di comunicazione nata a Parma, spiega come ha promosso un modello di flessibilità oraria e di sede per creare un ambiente lavorativo che promuove benessere e produttività .
Con una passione innata per le persone e un occhio attento alla cultura aziendale, Maria Chiara Pavarani è il motore dietro l’evoluzione delle risorse umane in Caffeina. Dopo aver iniziato la sua carriera come Recruiter nel 2018, ha rapidamente scalato le posizioni grazie alla sua capacità di anticipare le esigenze del team e di creare un ambiente lavorativo che favorisce crescita e innovazione. Oggi, come People & Culture Supervisor, guida progetti chiave che ridisegnano il futuro del lavoro flessibile, mettendo sempre le persone al centro.
Come è arrivata a ricoprire il ruolo di People & Culture Supervisor in Caffeina?
Sono entrata in Caffeina nel gennaio 2018 come recruiter. Fin dal primo giorno, mi sono trovata immersa in una realtà dinamica e in continua evoluzione, dove il cambiamento è visto come un’opportunità piuttosto che una minaccia. Ho abbracciato questo spirito, ascoltando e osservando attentamente tutto ciò che accadeva intorno a me. Grazie a questa attitudine, ho avuto l’opportunità di crescere professionalmente, espandendo il mio ruolo oltre il recruiting. Oggi, mi occupo di gestione organizzativa, analisi di budget e headcount insieme al board, supervisione della formazione, payroll, e guida del mondo compensation and benefit. Questo percorso è stato un’esperienza di apprendimento continuo, che mi ha permesso di assumere un ruolo centrale nella gestione delle persone e della cultura aziendale in Caffeina.
Avete adottato una politica di lavoro flessibile in termini di luogo di lavoro. Come funziona la vostra policy e come ha influenzato la produttività e il benessere interno?
Dopo la pandemia, ci siamo trovati di fronte alla sfida di riallineare vecchie abitudini e nuove esigenze. Il progetto “Work From X” è nato proprio con l’intento di trovare un equilibrio tra la necessità di mantenere una comunità aziendale fisica e l’esigenza di proteggere la concentrazione e l’equilibrio tra vita privata e lavoro. La nostra policy si articola in tre formule: “from office”, “from close by”, e “from anywhere”. Chiediamo una presenza in ufficio di almeno tre giorni a settimana, con la possibilità di lavorare vicino (close by) all’interno di specifiche “bolle” geografiche che consentono di raggiungere la sede in un’ora e mezza. Inoltre, è possibile lavorare from anywhere, ovvero da qualsiasi luogo, per un massimo di due settimane consecutive, rispettando però alcuni periodi cruciali per l’azienda. Questa flessibilità ha avuto un impatto positivo sia sulla produttività che sul benessere dei nostri dipendenti, permettendo loro di gestire meglio i propri impegni personali e lavorativi.
In che modo gestite la flessibilità oraria?
In Caffeina, non utilizziamo badge o sistemi di timbratura. Crediamo fermamente nella fiducia reciproca e nella responsabilità individuale. Il nostro approccio alla flessibilità oraria si estende sia alle giornate di lavoro in sede che a quelle in remoto, con un orario di inizio flessibile tra le 8 e le 10 del mattino e una conseguente flessibilità nell’orario di fine tra le 17 e le 19. Questo modello consente ai nostri dipendenti di gestire in autonomia la propria giornata, evitando la necessità di richiedere permessi o ferie per impegni personali, e favorisce un miglior equilibrio tra vita professionale e privata.
Quale sistema di performance review utilizzate? Come vengono misurate le prestazioni delle persone e quale impatto ha questo sistema sulla loro crescita professionale?
Il nostro sistema di performance review è stato sviluppato internamente negli anni per rispondere alle nostre esigenze di crescita e sviluppo del talento. Abbiamo due momenti principali dell’anno, a gennaio e giugno, in cui organizziamo i growth meeting. Durante questi incontri, il manager e il team di People&Culture analizzano il feedback sui sei comportamenti che definiamo fondamentali: courage, caring, excellence, proactivity, e growth. La valutazione non si limita alle competenze tecniche, ma include anche l’approccio, l’attitudine e l’impatto che il dipendente ha avuto nel raggiungimento degli obiettivi. In questi meeting, inoltre, vengono stabiliti gli obiettivi per i sei mesi successivi, orientando così la crescita e lo sviluppo professionale di ciascun dipendente. Parallelamente, abbiamo i career meeting, che possono avvenire in qualsiasi momento dell’anno, e che sono dedicati all’analisi del percorso di carriera. Utilizziamo il caffeina career system, uno strumento personalizzato basato su benchmark di mercato, per mantenere competitività e delineare percorsi di crescita interni. Durante questi incontri, il dipendente viene informato sul proprio posizionamento attuale e sui possibili step futuri, per dare una chiara visione del proprio percorso di carriera.
Photo: Canva / Studioroman
Qual è il processo di selezione e assunzione in Caffeina?
Il nostro processo di selezione è molto rigoroso. Ogni candidato affronta due test che ci permettono di valutare non solo le competenze tecniche, ma anche l’attitudine e l’approccio del candidato. Questi test vengono poi discussi durante le videocall con il team di People&Culture e il manager di riferimento. L’ultima fase del processo prevede un incontro in persona, solitamente presso la nostra sede di Parma. Siamo molto attivi nelle comunità di settore e nelle università, collaboriamo con enti e master, e partecipiamo ai Career day, coinvolgendo i nostri Director, molti dei quali sono anche docenti. LinkedIn è un altro strumento chiave, che utilizziamo con strategia e metodo per identificare i talenti e costruire rapporti consulenziali con i candidati, finalizzati a trovare un accordo che soddisfi entrambe le parti.
Da gennaio 2023 anche lei è docente universitaria: cosa le sta insegnando questa esperienza e come la applica nel mondo aziendale?
L’inizio di questa nuova avventura come docente universitaria all’Università di Parma è stato un sogno che si realizza. Ho l’opportunità di tenere un corso sulla Psicologia del lavoro, un tema che è stato anche il focus della mia tesi di laurea. L’insegnamento mi ha dato grandi soddisfazioni e mi ha permesso di approfondire ulteriormente l’importanza dello studio dei contesti lavorativi per comprendere come ottenere un equilibrio tra vita privata e professionale. Questa esperienza mi ha arricchita non solo come professionista, ma anche come persona, confermando quanto sia fondamentale integrare la teoria con la pratica nel mondo del lavoro.
Guardando al futuro, quali sono le principali sfide che prevede per il settore HR e come pensa di affrontarle?
Lavorare in Caffeina mi ha messo in contatto con una generazione che ha esigenze e prospettive diverse rispetto alla mia. Da un lato, percepisco un bisogno di guida e rassicurazione, dall’altro, noto una preparazione e una visione del mondo del lavoro che si evolve molto rapidamente. Le sfide future includono l’attenzione crescente alla diversità e all’inclusione, motivo per cui stiamo lavorando per ottenere la certificazione di parità di genere. Inoltre, flessibilità, innovazione e iniziative di people care sono aree in cui Caffeina vuole continuare a sperimentare e contribuire. Mi impegno a essere una People Partner che ascolta il contesto circostante e che, con ottimismo, abbraccia il cambiamento per guidare l’azienda e il nostro team verso un futuro allineato tra domanda e offerta.
